Образец и правила оформления акта передачи дел при увольнении

Как выглядит акт о передаче и приеме дел при увольнении, и какие разделы в него входят? Каков порядок данной процедуры? На каких должностях нужно обязательно передавать свои дела новым сотрудникам? Во всех этих вопросах важно разобраться и кадровым работникам, и работодателям, и даже самим увольняющемся.

Порядок передачи дел в новые руки

Когда человек уволился, то иногда ему надо отчитаться о том, на какой стадии находятся дела, которыми он занимался до ухода. Вместе с этим также проводится передача дел преемнику. Но если бывший подчиненный не успел направить свои рекомендации и информацию по работе новому сотруднику, то начальник не имеет права задерживать первого на его месте после расчета и выхода приказа.

Нюанс! Действующее законодательство РФ не устанавливает обязательный список бумаг и действий, которые должны быть при передаче, это решает начальник предприятия.

Общий порядок перенаправления дела новому подчиненному:

1. Зарегистрировать распоряжение о передаче.
2. Проверить бланки строгой отчетности, оборудование, и так далее.
3. Провести анализ учета средств (если человек занимал должность бухгалтера).
4. Направить документацию преемнику.
5. Начальник и новый сотрудник подписывают акт передачи дел при увольнении.
6. Данный документ отправляют на хранение в канцелярию или кадровый отдел.

Перенаправление всех бумаг и оборудования должно производиться в день заключения трудового договора с новым подчиненным.

Если человек, который увольняется, не успел передать документацию, и преемника еще не нашли, то эти дела возлагаются на руководителя или на другого работника. Во втором случае на подчиненного нужно оформить приказ о совмещении должностей, и назначить прибавку к зарплате.

Особенности заполнения приказа о передаче дел

Приказ о перенаправлении всей рабочей документации составляется директором организации. В правовых актах не сказано, что это необходимо, поэтому четких требований по составлению указа нет.

Общая структура приказа:

1. В шапке документа наименование компании, город, число и номер распоряжения.
2. Название указа (о приеме-передаче дел).
3. Причина выпуска распоряжения (расторжение контракта, смена должности и так далее).
4. ФИО отдающего и принимающего.
5. Время, в которое надо передать дела.
6. Место, отведенное для этого (приемная, кабинет).
7. ФИО человека, который отвечает за процесс и составил акт о передаче.
8. Число, в которое документ о перенаправлении дел должен быть готов.

Кроме того, в список входят следующие пункты:

1. Опись бумаг.
2. Результаты проверок, анализов рабочих документов и оборудования, которые были проведены.
3. Подпись и полное имя генерального руководителя, а также всех людей, которые были указаны в распоряжении о передаче.

Это стандартная форма приказа, в зависимости от направленности организации могут добавляться другие разделы.

Нюанс! Максимальный период, который может быть отведен на передачу дел – это 3 месяца.

Максимальный срок на передачу текущих рабочих процессов обычно устанавливают, если компания переходит к другому владельцу, а тот имеет право расторгнуть контракт с руководством и бухгалтерами через 3 месяца после вступления в права собственности в соответствии с 75-й статьей ТК РФ.

Содержание акта

Данная бумага также не имеет четко определенного плана составления, по сути это опись совершенных действий в компании. Для подтверждения последних используются дополнительные документы.

Что должно быть отражено в акте:

• ведение чековой и кассовой книг;
• составление бухгалтерского учета;
• условия хранения денег;
• составление договоров, выписок из банка;
• как подавался бухгалтерский отчет в инстанции;
• список проведенных денежных операций (чеки, векселя, и так далее).

В зависимости от специфики компании, в акте могут отражаться и другие данные. Некоторые примеры этой бумаги содержат информацию о состоянии оборудования на момент направления дел.

Акт приема и передачи документов при увольнении составляют члены, которые входят в комиссию, их назначает директор компании. Полный список имен этих людей должен быть указан в документе.

Для справки! Если прилагающихся бумаг много, то страницы нужно пронумеровать.

Должности, на которых обязательно передавать дела преемнику

На некоторых вакансиях люди должны осуществлять перенаправление документации новому сотруднику по окончании своей работы. В большинстве случаев передача дел – процесс формальный, и не обязательный.

Должности, при уходе с которых люди должны направлять дела преемникам:

• руководитель;
• служащий кадрового отдела;
• главный бухгалтер (4-я часть, 4-я глава Федерального закона 402);
• подчиненный, за которым закреплена материальная ответственность;
• директор отдела.

Однако, даже если сотрудник, работающий на одной из должностей, не успел передать все дела, то продолжать это делать после выхода приказа и расчета он не обязан.